Datenschutzhinweise
gemäß Art. 13 DSGVO

Verantwortliche Stelle:

Landesvereinigung des gehobenen Vollzugs- und Verwaltungsdienstes im nordrhein-westfälischen Justizvollzug e.V.

Gillstr. 1

58239 Schwerte

E-Mail: Vorstand@lv-gvvd-nrw.de

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Bei Fragen zum Datenschutz stehen wir Ihnen unter Vorstand@lv-gvvd-nrw.de oder unter der oben angegebenen postalischen Anschrift zur Verfügung.

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Datenverarbeitung auf unserer Webseite und weiteren Online-Angeboten

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Logfiles beim Aufruf unserer Webseite

Bei Aufruf unserer Webseite werden zur Analyse von Fehlern und Sicherheitsvorfällen Logfiles erstellt. Diese bleiben nur für einige Tage bis Wochen gespeichert und werden anschließend automatisch gelöscht. Für das Hosting unserer Webseite verwenden wir WIX.com und Hostinger.de als externen Dienstleister. Die Speicherung der Logfiles erfolgt dort.

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Abonnement unseres Newsletters

Wenn Sie auf unserer Vereinswebseite den Newsletter abonniert haben, verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse, um Ihnen regelmäßig den Newsletter zuzusenden und Sie mit Wissenswertem über den Verein zu versorgen. Die Rechtsgrundlage für den Newsletter-Versand ist Ihre Einwilligung (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO). Die Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen, um den Newsletter nicht weiter zu bekommen. Dazu können Sie unten in der Newsletter-E-Mail auf „abbestellen“ oder „unsubscribe“ klicken. Oder Sie schreiben uns an Vorstand@lv-gvvd-nrw.de oder per Post. Für den Versand des Newsletters verwenden wir WIX.com. Die E-Mail-Adresse, die Sie für den Versand des Newsletters angegeben haben, wird gelöscht, sobald Sie Ihre Einwilligung in den Newsletter widerrufen, es sei denn, dass diese E-Mail-Adresse auch für andere Kommunikation als zum Newsletter-Versand zwischen dem Verein und Ihnen verwendet wird.

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Datenübermittlung in Drittländer

Es werden personenbezogene Daten in folgendes Drittland übermittelt: Israel und USA (sowie gegebenenfalls weitere Drittländer, in denen der Anbieter Wix.com Ltd. oder dessen Unterauftragsverarbeiter Serverstrukturen betreiben). Es wurden folgende Maßnahmen getroffen, um sicherzustellen, dass das von der DSGVO gewährleistete Datenschutzniveau nicht untergraben wird: Für Datenübermittlungen nach Israel liegt ein offizieller Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission vor, der ein der EU vergleichbares Datenschutzniveau bestätigt. Für Übermittlungen in die USA und an sonstige Unterauftragsverarbeiter in Drittländern stützt sich Wix.com auf von der EU-Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses - SCC) sowie auf das aktuelle "EU-US Data Privacy Framework", um ein angemessenes Schutzniveau nach Art. 46 DSGVO zu gewährleisten.

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Datenverarbeitung im Rahmen unserer Vereinsarbeit

Mitgliederverwaltung Mitgliedsdaten (Vorname und Nachname, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Aktuelle Dienststelle (JVA), Status der Mitgliedschaft, ggf. Bankverbindung (IBAN/BIC) sowie Daten zum SEPA-Lastschriftmandat und Datum des Vereinsbeitritts und ggf. Austritts) werden von den jeweiligen Funktionsträger:innen unseres Vereins nur für die ihnen zugeordnete Aufgabenerfüllung verarbeitet.

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Im Einzelnen bedeutet dies: Die Vorstandsmitglieder verarbeiten die Daten ausschließlich zur Erfüllung satzungsgemäßer Vereinsaufgaben. Dazu gehören:

• Mitgliederverwaltung: Führung und Pflege der aktuellen Mitgliederliste sowie Abwicklung von Ein- und Austritten.

• Beitrags- und Kassenwesen: Einzug der jährlichen Mitgliedsbeiträge über das SEPA-Lastschriftverfahren (Ausnahme: beitragsfreie Anwärter:innen) und Führung der Vereinskasse durch die Kassenwartin.

• Kommunikation: Versand von Einladungen zur ordentlichen Mitgliederversammlung (gemäß Satzung), Newslettern und vereinsinternen Informationen an die Mitglieder.

• Organisation von Veranstaltungen: Planung und Abwicklung von Anmeldungen für Vereinsfahrten, Fortbildungen und Netzwerktreffen.

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Der/die Kassenwart:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für den Einzug der Mitgliedsbeiträge relevant sind. Der/die Kassenprüfer:in verarbeitet die Mitgliedsdaten, die für die Kassenprüfung relevant sind. Dies sind Vorname, Nachname, postalische Anschrift und Bankverbindung mit Zahlungsdaten sowie ggf. Zugriff auf die Lastschriftverfahrensgenehmigung inklusive Unterschrift, sofern das Mitglied dem Verein ein Lastschriftmandat erteilt hat. Die Vereinsgeschäftsstelle verarbeitet die Mitgliedsdaten zur Mitgliedsverwaltung und -betreuung.

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Zweck für die Verarbeitung der Mitgliedsdaten ist die Verfolgung des Vereinszwecks und die Vereinsverwaltung. Rechtsgrundlage ist die Vereinsmitgliedschaft (Artikel 6 Absatz 1 b) DSGVO).

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Speicherdauer der Mitgliedsdaten

Die aktuellen Mitgliedsdaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert. Die Daten werden grundsätzlich nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, sobald sie für die Mitgliederverwaltung nicht mehr erforderlich sind. Ausgenommen davon sind kassen- und steuerrechtlich relevante Daten (wie Bankdaten, Beitragszahlungen, SEPA-Mandate). Diese müssen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (nach AO und HGB) für 10 Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Mitgliedschaft endete, gespeichert werden.

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Fotos bei Veranstaltungen

Fotos über unser Vereinsgeschehen werden zum Zweck der Außendarstellung auf unserer Webseite veröffentlicht. Für die Veröffentlichung folgender Fotos von Erwachsenen auf unserer Webseite ist die Rechtsgrundlage das nachfolgend beschriebene berechtigte Interesse unseres Vereins nach Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 f) DSGVO:

• Team-Fotos des Vorstands aufgrund unseres berechtigten Interesses, über das Vereinsgeschehen und die Ansprechpartner zu informieren.

• Fotos mit Bezug zum Vereinsgeschehen (z.B. bei Vereinsfahrten, Fortbildungen oder Netzwerktreffen) aufgrund unseres berechtigten Interesses, über unsere Verbandsarbeit zu berichten.

• Fotos vom Teilnehmerkreis, der an der Veranstaltung teilgenommen hat oder Fotos, auf denen die Personen nur als Beiwerk erscheinen, aufgrund unseres berechtigten Interesses, über die Veranstaltung und deren Erfolg zu berichten.

Sie haben die Möglichkeit, der Verwendung eines solchen Fotos, auf dem Sie zu sehen sind, gemäß Artikel 21 Absatz 1 DSGVO zu widersprechen. Der Verein wird prüfen, ob es zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung gibt, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen. Wenn nicht, wird das entsprechende Foto gelöscht. Andere Fotos, auf denen eine erwachsene Person (Vereinsmitglied oder Gast) im Mittelpunkt steht oder gezielt nur diese Person fotografiert wurde, veröffentlichen wir nur mit der Einwilligung dieser Person (Artikel 6 Absatz 1 Satz 1 a) DSGVO). Diese Einwilligung kann jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.

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Betroffenenrechte

Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie folgende Betroffenenrechte:

• ein Recht auf Auskunft über die verarbeiteten Daten und auf Kopie,

• ein Berichtigungsrecht, wenn wir falsche Daten über Sie verarbeiten,

• ein Recht auf Löschung, es sei denn, dass noch Ausnahmen greifen, warum wir die Daten noch speichern, also zum Beispiel Aufbewahrungspflichten oder Verjährungsfristen,

• ein Recht auf Einschränkung der Verarbeitung,

• ein jederzeitiges Recht, Einwilligungen in die Datenverarbeitung zu widerrufen,

• ein Widerspruchsrecht gegen eine Verarbeitung im öffentlichen oder bei berechtigtem Interesse,

• ein Recht auf Datenübertragbarkeit,

• ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, wenn Sie finden, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten. Für unseren Verein ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zuständig. Wenn Sie sich in einem anderen Bundesland oder nicht in Deutschland aufhalten, können Sie sich aber auch an die dortige Datenschutzbehörde wenden.

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Der Vorstand

Landesvereinigung des gehobenen Vollzugs- und Verwaltungsdienstes im nordrhein-westfälischen Justizvollzug e.V.